Arşiv Birimi
03 Mart 2022


Bölümün fiziki yapısı: Hastanemiz ana girişi prefabrik binada ofis işlemleri yürütülmektedir. Değirmendere Aile Sağlığı Merkezi üst katında depolama alanı mevcuttur. Değirmendere Yüzbaşılar Mah. Yeni hastane inşaat sahasında bulunan hastanemize ait binada depo alanı mevcuttur

Bölüm Faaliyetleri: Arşiv Biriminde yürütülen arşiv hizmetlerinin mevzuata uygun olarak düzenli bir şekilde yürütülmesinden ve takibinden sorumludur. Arşiv işleyiş, usul ve mevzuat konusunda ilgili birim ve personellere eğitim ve danışmanlık görevini yerine getirir. Arşiv Birimi ve depolarının genel düzeni, temizliği, güvenlik önlemlerinin alınmasından, haşere ve mikroorganizmalara karşı ilaçlama faaliyetlerinin yürütülmesinden sorumludur. Arşiv Birimi ve depolarının ısı ve nem takibini yaparak, günlük olarak ‘ısı ve nem kontrol çizelgesine’ işlenmesinden, uygun olmayan koşullar oluştuğunda gerekli tedbirleri almaktan sorumludur. Arşiv Birimine teslim amacıyla getirilen arşivlik malzemelerinin mevzuat gereği kontrollerini yapar. Usul, şekil ve saklanma planına uygun olanları; birimlerin hazırlayarak teslim sırasında sunması gereken ‘Devir Teslim Formu’ ve ‘İmha Formu’ ile karşılaştırarak arşiv bünyesine alınmasını sağlar. Hata ya da eksik olması durumunda iadesini yapar. Arşivlik malzemeye ihtiyaç duyan kişi veya kişilerin, bu ihtiyaçlarını belirten bir dilekçe ile Hastane İdaresine başvurması ve arşivlik malzemenin bir örneğinin verilmesi konusunda İdarenin onayı akabinde, hastane Genel Evrak Kayıt Birimince kayıt altına alınan dilekçe Arşiv Birimince değerlendirmeye alınır. Arşiv memurunca inceleme ve araştırma yapılır. Talep edilen evrakın gerekli nüsha çoğaltma ve onay işlemlerinin yürütülmesini sağlar. Hastanenin ilgili birimleri tarafından araştırma ve inceleme amacıyla istenilen dosya ve belgeleri incelemeye sunmaktan, birime teslim edilmesi gerekenler için ‘ Arşiv Evrak ve Dosya Talep Formu’ nu doldurarak karşılıklı devir teslimini yapmak, işlemi biten evrak ya da dosyanın gerekli kontrollerini yaparak geri teslim alınmasını sağlamaktan sorumludur. Adli makamlar tarafından Arşiv Biriminden istenen arşivlik malzemeleri hazırlamak, orijinal evrak birimde kalmak şartıyla talebe resmi cevap verecek birime, arşivlik malzeme örneğini sunmaktan sorumludur. Yılsonu itibariyle mevzuat gereği saklanma planında süresi dolan arşivlik malzemelerin tespitini yapar, imha listesini hazırlar, imha komisyonuna sunar ve komisyonun onayı ile imha sürecini başlatır.
İmha işlemini yapacak yerel kamu birimleri / firmalar ile koordinasyon sağlar.
İmhasına karar verilmiş olan arşivlik malzemelerin imha işlemi sırasında işleme refakat eder.
İmha edilen malzemeler hakkında gerekli raporların tutulmasını veya işlemin tutanak altına alınmasını sağlar. Hastane bünyesinde oluşturulmuş olan Adli Raporları ve Adli yatan hasta dosyalarının arşive teslimi aşamasında kontrolünü yapar. Arşiv depolarında ayrı bir bölüm oluşturarak saklanmasını ve kayıt altına alınmasını sağlar. İşlemi bitmiş Yatan Hasta Taburcu Dosyalarını, teslim evrakına göre kontrolünü yaparak teslim alır. Alınan dosyanın hastane otomasyon sistemindeki Arşiv Modülü’ne kaydını gerçekleştirerek, arşiv bünyesine alır.